Dominique Figa : « Samarcande, une uniformisation des échanges de documents entre les bibliothèques publiques de la Fédération Wallonie-Bruxelles »

Cette semaine, Lettres Numériques s’est penché sur Samarcande, une initiative du Service de Lecture Publique de la Fédération Wallonie-Bruxelles, qui permet à l’internaute d’interroger l’ensemble des catalogues collectifs des bibliothèques publiques, mais pas seulement ! Pour en savoir plus, nous avons rencontré Dominique Figa, responsable de cette interface documentaire mise au point en octobre 2011.

Samarcande, kézako ?

Samarcande (Système automatisé mutuel d’accès au réseau des catalogues d’articles et de notices documentaires échangeables) s’inscrit dans une démarche du Service de Lecture Publique avec d’autres projets comme Lirtuel, Eurekoi ou encore Périoclic, autant d’initiatives complémentaires qui favorisent l’accès aux ressources documentaires en Fédération Wallonie-Bruxelles. Dominique Figa nous explique : « il s’agit d’une interface documentaire qui propose deux applications ; d’un côté, une interface dite grand public pour l’utilisateur lambda et de l’autre un outil professionnel de gestion destiné aux bibliothèques. »

Mais concrètement, comment cela fonctionne ? « Pour l’utilisateur lambda, il suffit de se créer un compte sur Samarcande et de choisir la bibliothèque dans laquelle il souhaite aller retirer les documents qu’il réserve via l’interface » explique Dominique Figa. « Avec Samarcande, le lecteur attaché à une bibliothèque publique peut gérer son compte, ses prêts grâce à un système de mails d’alerte à chacune des étapes de la commande, localiser les ouvrages qui l’intéressent, entrer une demande de document pour le service de prêt interbibliothèques, conserver ses précédentes recherches, déposer une évaluation et des commentaires sur les notices des ouvrages ainsi qu’y ajouter des mots-clés. » À noter que Samarcande est en outre alimenté en contenu social par Libfly et Babelio. Non seulement le lecteur ne doit pas se déplacer pour effectuer ses recherches (sauf s’il choisit de se rendre en bibliothèque pour accéder à l’interface) mais il peut en plus accéder à un catalogue collectif fourni qui comptabilise à l’heure actuelle 2 434 921 livres, 105 989 articles de revues, 4370 audiovisuels et 573 revues qu’ils peuvent commander afin qu’on les livre dans sa bibliothèque.

Samarcande, un outil de gestion qui facilite le travail des bibliothécaires

« En plus des possibilités offertes au lecteur lambda, Samarcande constitue un outil précieux pour les bibliothèques qui leur permet, via une seconde interface, dite professionnelle, de gérer dans un tableau de bord leurs prêts et leurs lecteurs (anciens et nouveaux) ainsi que de commander au nom de ces lecteurs » poursuit Dominique Figa. Le système envoie en sus des alertes mails pour notifier aux bibliothécaires les événements requérant leur attention.

De manière générale, Samarcande offre une meilleure visibilité aux bibliothèques publiques qui appartiennent à des catalogues collectifs. Madame Figa insiste également sur le fait que « l’outil permet d’orienter des choix d’acquisition et d’élagage puisque, grâce à la mise en commun des ressources documentaires, les bibliothèques ont la possibilité d’avoir une vue d’ensemble des ouvrages disponibles ailleurs ». Enfin, Samarcande a pour objectif d’inviter les bibliothèques à rejoindre les catalogues collectifs. Les bibliothèques publiques reconnues par la Fédération Wallonie-Bruxelles ne font actuellement pas toutes parties du projet. Sont présents sur Samarcande les catalogues de la région de Bruxelles ainsi que des provinces du Luxembourg, Namur, Hainaut, Liège, du Brabant-Wallon et du réseau de bibliothèques de Waimes-Malmédy, soit environ 350 bibliothèques.

Selon Dominique Figa, le numérique permet de relever plus facilement des statistiques d’usages, de tracer le parcours des livres dans le prêt inter-bibliothèques (tant pour le bibliothécaire que pour le grand public) et d’uniformiser les échanges entre bibliothèques. « L’outil de gestion Samarcande va par exemple être systématiquement utilisé pour les prêts interprovinciaux. Cela permet une réelle simplification du processus ! »

Schéma technique expliqué dans l’étude sur le livre numérique dans les bibliothèques de la Fédération Wallonie-Bruxelles réalisée en 2013 (p.18)

Les évolutions de Samarcande

« En 2014, nous nous sommes avant tout focalisés sur l’interface professionnelle en travaillant sur l’amélioration de la gestion des prêts interbibliothèques. Les bibliothèques restent donc à la manœuvre et peuvent ainsi accepter ou refuser les demandes de prêts qui leur sont envoyées et même réorienter des demandes » explique Dominique Figa. Elle ajoute : « Plusieurs séances de formation destinées aux bibliothécaires ont été organisées un peu partout en Belgique et des outils de formation ont été mis en place comme par exemple un guide d’utilisation, des  tutoriels vidéos, etc. » Du côté de l’interface grand public, il n’y a pas eu de grandes évolutions mais ont quand même été peaufinés le tableau de bord et les messages reçus par les usagers. 2014 a aussi vu la création d’une rubrique « aide » qui reprend une série de questions-réponses pour aider l’utilisateur à mieux appréhender l’outil. Le service de recommandation de lectures par rapport à un titre que le lecteur a aimé constitue également un ajout récent particulièrement apprécié…

« Dans les prochains mois, nous avons pour objectif de travailler sur la communication et la médiation numérique de Samarcande. Nous souhaitons également intégrer au catalogue les recensions de la revue Lectures et améliorer l’ergonomie du site pour une meilleure visibilité, attractivité, rétention et accessibilité. » Tout un programme pour Samarcande, projet qui, selon une étude de l’Ecole nationale des Sciences de l’information et des bibliothèques (ENSSIB ; France)  figure parmi les 10 interfaces documentaires les plus innovantes en Francophonie !

Retrouvez l’étude réalisée par l’ENSSIB ici (p.73)

Et pour les aspects plus techniques du projet Samarcande, c’est par ici (p.18)

Retrouvez Lettres Numériques sur Twitter et Facebook.

— Gaëlle Noëson